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Hoy en día es casi un imperativo para una empresa tener varias direcciones de email corporativas y diferenciadas para según el servicio que ofreces a tus clientes o entorno profesional. Para empezar, gente que aun pone en sus tarjetas de negocios direcciones gmail, yahoo o hotmail estan dando ya una primera pésima imagen de lo que es la profesionalidad de sus servicios (lo se porque en la ultima revisión de tarjetas que cogí del ultimo evento de networking un 25% de ellas han acabado en la papelera por este motivo).

En las empresas unipersonales, como muchas de las que lanzamos los emprendedores, saber gestionar el email es saber gestionar con eficacia la forma en que te perciben desde fuera, sobretodo cuando una sola persona cubre muchos roles en paralelo. Personalmente yo he encontrado una formula que me parece sencilla y profesional:

1. Todos los portales y webs tienen su propio email diferenciado: info@rutanomada.com, info@sahelsolutions.com, etc. Y para cada uno de ellos, tengo una dirección diferente de contacto personal: david@rutanomada.com, david@….. En thunderbird o outlook puedes crear una cuenta creada para cada una de las diferentes direcciones que ofreces de contacto, de forma que puedes escoger siempre el campo “desde” y  personalizarlo dependiendo de a quien va dirigido el correo (por ejemplo, temas de coaching los envío desde david@aprendecoaching.com, contactos con los patrocinadores de mis blogs cada uno desde su propia dirección, etc).

2. Hay que tener siempre direcciones diferentes para diferentes departamentos o funcionalidades, aunque seas tu quien haga todas ellas. Es decir, una cuenta de información, otra para RRHH, otra para formación, etc. No hagas que todo el mundo use la misma dirección para todo, tiene mas credibilidad cuando hay mas diversidad o al menos se percibe como mas “seguro” el servicio que das.

3. Usa el “nosotros” para todo. Es cuestión de imagen :-).

4. Puedes tener los emails forwardeados desde el servidor del dominio a una cuenta gmail. De esta forma, si no estas con tu thunderbird, outlook o lo que sea, puedes consultar el email en el móvil o en un Internet café, donde podrás ver todos los emails de todas las cuentas en un solo sitio, sin tener que  logarte o deslogarte repetidamente. Ni que decir cabe que ninguno de tus emails tiene que tener dirección gmail ni de recepción ni de salida, ya que este servicio te permite añadir tantas direcciones como quieras para usar en el “desde”, así que si respondes desde movil o internet, te puedes asegurar que sale con la dirección correcta.

5. Tu firma, que sea la correcta y adecuada para cada una de tus direcciones. No hace falta poner en todas “CEO” o Director General, a veces asusta que para pedir información sobre un precio de un producto, nos conteste el mismísimo director de la empresa! Se humilde y firma de acuerdo a lo que el cliente espere recibir : responsable de formación, director de marketing, coordinador del área tal… etc.

6. Encontré hace algún tiempo un truquillo para poder ver mis emails cuando no estoy en casa y cuando el acceso a programas de correo esta prohibido (porque trabajas en una empresa que los tiene bloqueados o por lo que sea). Por norma general, dirijo una copia de todos mis emails a un grupo (o varios) de yahoo donde solo aparece mi dirección como único miembro. Los grupos google o yahoo no suelen estar bloqueados por ningún proxy en ningún sitio, y de esta forma puedes leer y responder a todos tus emails asegurandote que sale tu dirección profesional de forma correcta. No permite hacer un “responder a todos” de forma automática, pero es una opción muy valiosa si queréis manteneros al día con el correo y desde donde estáis no os dejan acceder a vuestra aplicación online.

Si no te has dado cuenta del poder que tiene cada correo que envias, ponte las pilas y organizate, porque la imagen, seriedad y profesionalidad de tu empresa y servicios dependen en gran medida del mismo.